Join us in the energy transition
We're always looking for talent that wants to help build the future of energy. Find our open vacancies below.
Backoffice
Office Manager & Operations Support
€2.500 – €3.500 gross per month based on fulltime
About the position
Are you a structured doer who loves variety, takes ownership, and thrives in a dynamic, fast-growing environment? At EnergySwap, we are looking for a versatile team member for the role of Management Assistant & Front and Back Office Support. In this hybrid, executive role, you will divide your time between supporting our CEO as Personal Assistant, managing and coordinating office and HR administration, and ensuring the smooth running of our front and back office (from daily customer support to the administrative follow-up of partner resellers). We place great value on proactivity, a meticulous work attitude, and the ability to work autonomously.
Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden
1. Executive & HR Support (PA voor de CEO) Fungeer als de vertrouwde rechterhand (PA) van de CEO: je pakt het agendabeheer op, plant strategische vergaderingen in en regelt ad-hoc prioriteiten. Neem de leiding over de interne HR-administratie: je bent verantwoordelijk voor de begeleiding van medewerkers, het contractbeheer en de ondersteuning bij de onboarding van nieuwe collega's. Behoud het overzicht over office management-taken om dagelijks te zorgen voor een vlotte en prettige werkomgeving. 2. Commerciële & Partner Operations Wees het eerste aanspreekpunt voor onze partner-resellers: je zorgt voor hun onboarding, belt hen na over contracten en houdt de partner-pipeline nauwkeurig bij in ons CRM-systeem. Volg warme salesleads en contractondertekeningen op: je monitort de status via onze systemen en gaat actief achter ontbrekende gegevens aan (zoals ontbrekende kWh-standen of prijsverschillen). Plan sales afspraken in en verzorg de operationele opvolging voor het salesteam en hun support (waaronder organisatie seminars/shows). 3. Front- & Backoffice Support (Operations & Administratie) Beheer de Customer-ticketwachtrij: je bent het aanspreekpunt voor klanten en helpt hen praktisch op weg met vragen over de onboardingsstatus voor energiedelen en energiedeelgemeenschappen. Verwerking betalingen en administratie: je verwerkt betalingen en zorgt voor de nauwkeurige verwerking van dagelijkse administratieve stromen in de backoffice. Escaleer klantzaken: complexere of uitzonderlijke situaties signaleer je en zet je direct door naar de juiste collega, zoals de Head of Product Operations. Verbeter de klantflow: knelpunten en terugkerende uitzonderingen leg je vast en geef je terug als input voor procesverbetering.
Naar wie zijn we op zoek?
• Ervaring: Een paar jaar ervaring in een soortgelijke, veelzijdige en uitvoerende rol (bijv. Office Manager, Sales Support, Operations Support of Junior Operations Specialist). Ervaring in een startup/scale-up of de energiesector is een grote plus. • Communicatie: Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels. Frans is een pluspunt. Je voelt je comfortabel in het contact met zakelijke partners en klanten. • Zelfstandigheid: Je bent een gestructureerde doener. Je werkt zeer nauwkeurig, georganiseerd en kunt uitstekend zelfstandig prioriteiten stellen. • Tech-driven: Je pikt nieuwe tools snel op. Ervaring met CRM- en automatiseringstools wordt zeer gewaardeerd. • Beschikbaarheid: Je bent parttime beschikbaar voor ongeveer 16 tot 25 uur per week en werkt bij voorkeur 4 tot 5 dagen per week, gemiddeld 4 tot 5 uur per dag. Dankzij deze vaste dagelijkse aanwezigheid zorg je voor continuïteit in onze operationele processen en ondersteuning van klanten en partners.
Wat bieden wij?
• Een sleutelrol binnen een snelgroeiende organisatie die bijdraagt aan de energietransitie. • Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. • Een informele werkomgeving met korte lijnen. • De mogelijkheid om processen verder te professionaliseren en mee te groeien met EnergySwap. • €2.500 – €3.500 bruto per maand op basis van fulltime, afhankelijk van ervaring.
Interested? Apply here
Interested? Apply here
No suitable vacancy found?
We're always looking for driven people. Send an open application and tell us what you can contribute.
Open application